Gli archivi cartacei possono rappresentare una fonte di confusione e disordine, quindi è importante impostare un sistema di archiviazione efficiente.
Indice
In questo articolo esamineremo:
- La documentazione cartacea da quali naturalmente conservare
- Come scegliere le aree dell’archivio
- Le misure da prendere per l’archiviazione sicura
- Come tracciare l’esistenza di documentazione non più in uso
Tipologie di documentazione da archiviare
È possibile che le attività e le operazioni variano leggermente da organizzazione a organizzazione, ma ci sono alcuni tipi di documentazione cartacea che è generalmente necessario archiviare:
- Conti, fatture e ricevute
- Provvedimenti governativi
- Gestione clienti, contatti e lead
- Documenti legali come contratti e accordi
- Registri e formulari
- Curriculum, certificazioni e titoli di studio
- Licenze, autorizzazioni e registrazioni
- Ordini di acquisto/vendita
- Stanze chiave
- Contenitori per materiali specifici
- Cassetti segreti
- Assicurarsi che la documentazione sia accessibile unicamente alle persone autorizzate.
- Elaborare un sistema di classificazione chiaro che aiuti a retrarre i documenti in modo efficiente e riduca al minimo la possibilità di perdere o danneggiare i documenti.
- Scegliere materiali di archiviazione di qualità, come contenitori in cartone resistente, spesso rivestito internamente con un materiale antistatico utilizzato per impedire l’accumulo di polvere.
- Assicurarsi che tutte le etichette del contenuto siano ben visibili e leggibili.
- Controllare che le informazioni contenute nei documenti siano state verificate e recepite da tutti gli interessati.
Come scegliere le aree per l’archivio cartaceo
Una volta classificata la documentazione cartacea, a seconda delle operazioni, dei programmi e della documentazione contabile, è opportuno developare una macrostruttura del sistema di archiviazione.
Il primo elemento a cui fare attenzione è quello delle aree per l’archivio cartaceo. Presso le aziende, le aree da considerare possono essere divise in:
Stanze chiave
Le stanze chiave servono a contenere la stessa documentazione di base che sarebbe normalmente archiviata nei normali armadi cartacei. Ad esempio, è possibile affidarsi a una stanza o un armadio corrente, progettato appositamente per contenere i documenti più rilevanti per l’organizzazione.
Contenitori per materiali specifici
Questi contenitori consentono una localizzazione ottimale dei documenti rilevanti. Ad esempio, presso un’azienda, quando i documenti sulla conformità devono essere archiviati in aree sicure, come una cassaforte, un contenitore per materiali specifici può essere una soluzione conveniente.
Cassetti segreti
I cassetti segreti sono autonomi dal sistema operativo. Possono essere progettati per contenere le informazioni più segrete ed essere aperti solo con un codice. Questo meccanismo di apertura aiuterà a proteggere ulteriormente il contenuto del cassetto segreto.
Misure da prendere per l’archiviazione sicura
Eliminazione di documentazione obsoleta
Quando è il caso, è importante effettuare periodicamente una pulizia della documentazione non più rilevante. Lo scopo di ciascun ciclo di eliminazione della documentazione obsoleta è quello di ridurre al minimo i documenti conservati nell’archivio, in modo da mantenere un ordine efficiente.
Quando un documento diventa obsoleto, è meglio eliminarlo. Tuttavia, nel caso in cui il documento debba essere conservato per un periodo più lungo (ad esempio, nel caso di documenti legali), può essere opportuno tracciarne la “scadenza” e trasferire il documento in un’altra area dell’azienda o eliminarlo.
Conclusione
Prendere decisioni informate su come archiviare i documenti cartacei è un compito che richiede tempo e precisione. I passaggi principali per archiviare la documentazione cartacea sono classificare i documenti, decidere in che modo conservarli e utilizzare materiali di archiviazione di qualità.
Archiviare documenti cartacei non è un compito semplice, ma è un’attività fondamentale per la maggior parte delle organizzazioni. Un’archiviazione efficiente è essenziale per preservare i documenti e renderli rintracciabili in modo semplice.