In quest’epoca traboccante di mail, abbiamo tutti accumulato una discreta quantità di messaggi e documenti che potrebbero diventare irrecuperabili nel caso un errore automatico o umano ci privasse dei dati. Pertanto, effettuare una copia di sicurezza è una necessità vitale, soprattutto se la posta di lavoro è parte integrante del tuo business. In questo articolo, spiegherò come fare una copia di sicurezza delle e mail in vari ambienti. Qualsiasi metodo tu scelga, assicurati di scaricare la copia sul desktop in modo che non sia mai a rischio.
Indice
G Suite o Office 365 (utilizzando l’interfaccia web)
Se usi G Suite di Google o Office 365 come servizio di posta, potrai fare una copia di sicurezza usando l’apposita interfaccia.
Di seguito, troverai una veloce guida alle funzionalità native dei due servizi più popolari:
G Suite
- Accedi alla tua interfaccia web di G Suite utilizzando le tue credenziali
- Fai clic su Amministrazione nel menu a discesa
- Vai su Utilità strumenti e seleziona Scarica i dati utente
- Nella sezione Tipo di dati da scaricare, scegli Posta e Google Documenti
- Seleziona un Formato di file zip. Note: è possibile selezionare Formato MBOX, se si desidera scaricare la posta in un file leggibile.
- Fai clic sul pulsante Scarica ed attendi che la posta sia scaricata in un file chiamato: takeout-xxxxxxx.zip
Office 365
- Accedi al tuo account Office 365 da un browser web
- Clicca su Download dei dati nella barra dei menu
- Sotto Scegli i prodotti su cui vuoi eseguire il download, scegli la casella Posta e altri elementi da scaricare
- Sotto scegli le opzioni diDownload scegli Una grande cartella ZIP o Un file PST e fai clic su AVANTI
- Aspetta solo alcuni minuti e riceverai un messaggio nella tua casella di posta con l’info sui file che hai scaricato
Outlook
Se utilizzi Microsoft Outlook come client mail, è possibile trasferire le e mail in altri fomati di backup ancora più sicuri. Ecco come fare:
- Apri il software Microsoft Outlook
- Vai al menu File e seleziona Importa/Esporta
- Seleziona Esporta in un file e premi su Avanti
- Scegli File di Outlook Personal Folder (.PST) e premi su “Avanti”
- Seleziona “Includi sottocartelle” e scegli una posizione per salvare il backup. Nota: è consigliabile scaricare il file su un’unità esterna da cui potrai copiare i dati sul desktop.
- Fai clic su “Fine” per completare l’operazione
Programmi di backup gratuiti
Molti programmi di backup gratis presenti online offrono agli utenti di Windows la possibilità di copiare le proprie mail. Ecco alcuni programmi che puoi usare:
Strumenti di backup e archiviazione
Esistono anche numerosi strumenti che possono essere utilizzati per effettuare il backup e l’archiviazione delle nostre e mail:
Backup
Archiviazione
Conclusione
Ecco alcuni consigli per aiutarti a fare una copia di sicurezza della tua posta elettronica. In conclusione, ricordati sempre che non esiste metodo infallibile. Pertanto, è fondamentale eseguire più copie di sicurezza su vari supporti, in modo da non affidare a nessuno tutti i tuoi dati.