L’utilizzo dei documenti cartacei per la conservazione dei dati in ufficio sta diventando sempre meno popolare. Le ragioni principali? Il costo elevato dovuto allo spazio, alla manutenzione, alla gestione e alla conservazione. Inoltre, con l’aumento dei dati digitalizzati e dei dispositivi mobile , è necessario mantenere tutti i documenti cartacei al sicuro da accessi non autorizzati. Pertanto, un’ottima alternativa al documento cartaceo è l’archiviazione digitale.
Indice
Digitalizzare i documenti cartacei significa convertire questi file in un formato digitale, come ad esempio il formato PDF o JPG. Un formato digitale offre la possibilità di eliminare completamente i documenti cartacei e di organizzarli in un unico database su una rete di dati.
Vantaggi della digitalizzazione dei documenti
- Risparmio di tempo e denaro: una volta digitalizzati i documenti, non servirà più stamparli e archiviarli. Vorrà dire meno tempo speso in stampe e archiviazione, meno costi di manutenzione e maggiore produttività.
- Organizzazione dei documenti: un database digitale offre la possibilità di ordinare i file per data, numero, destinatario o qualsiasi altro campo come la descrizione del file. Ciò rende la ricerca dei documenti più veloce e semplice.
- Compatibilità: la maggior parte dei dispositivi può leggere e scrivere file in formato digitale come PDF, JPG o, addirittura, sviluppare un’applicazione col fine di gestire e organizzare i documenti.
- Sicurezza: grazie alla crittografia e a vari livelli di sicurezza, è possibile digitalizzare i documenti e limitene l’accesso solo a chi ne ha autorizzazione.
- Efficiente: una volte convertiti i documenti in un formato digitale, è possibile comprimerli a fini di archiviazione. Questo permette di ridurre notevolmente lo spazio richiesto per la memorizzazione.
- Ambientale: sebbene non sia un vantaggio diretto, con la digitalizzazione dei documenti si riducono le emissioni di CO2 e l’utilizzo di materiali di stampa.
Come digitalizzare i documenti?
La procedura per digitalizzare documenti cartacei varia a seconda del metodo scelto. Si può, ad esempio, utilizzare uno scanner, oppure digitalizzarli direttamente con dispositivi portatili. Ecco alcune indicazioni per digitalizzare entrabi modalità:
1. Digitalizzazione con scanner
- Passo 1: preparare i documenti cartacei da digitalizzare. Controllare che non ci siano pieghe o polvere.
- Passo 2: posizionare i documenti sullo scanner e scegliere le impostazioni come la risoluzione dell’immagine, nonché il formato desiderato (PDF o JPG).
- Passo 3: scegliere dove salvare il documento e salvare il documento in una cartella.
- Passo 4: importare il documento nell’applicazione di gestione dei documenti per conservarlo in modo sicuro.
2. Digitalizzazione con smartphone o tablet
- Passo 1: scaricare un’applicazione adatta al proprio dispositivo mobile. Sono molte le applicazioni disponibili gratuitamente sul mercato che svolgono questo compito.
- Passo 2: preparare i documenti da scansionare in base al modello di smartphone o tablet in dotazione. Ad esempio, è possibile utilizzare i dispositivi Android in modalità orizzontale o verticale.
- Passo 3: aprire l’applicazione e inquadrare il documento per la scansione. Una volta scansionato, l’immagine verrà salvata sul dispositivo come file JPEG.
- Passo 4: è possibile anche convertire il file JPEG in un altro formato digitale come PDF, dal menu Impostazioni dell’applicazione.
- Passo 5: una volta convertito in un altro formato, è possibile trasferire il documento su un computer o caricarlo su un servizio cloud. Ecco il modo più semplice per conservarlo in modo sicuro.
Usare un software di gestione documentale
Una volta convertiti in un formato digitale, i documenti devono essere organizzati in un unico database. Questo è quando un software di gestione documentale diventa prezioso. È un tipo di programma in grado di archiviare i documenti digitali come foto, video, documenti di Office, PDF e lavori grafici.
Un software di gestione documentale può essere utilizzato per organizzare, gestire e archiviare tutti i documenti. È possibile ordinare i documenti in base a un determinato criterio, ad esempio la data, il titolo o la descrizione del documento. Devono bastare pochi secondi per recuperare un file su un sistema di gestione documentale.
Inoltre, grazie ai vari livelli di sicurezza previsti per un software di gestione documentale, la digitalizzazione dei dati li protegge da possibili accessi non autorizzati. Per ulteriori garanzie, è possibile implementare un software di crittografia che protegga i documenti digitali da ulteriori argomenti.
Conclusione
Scansionare, gestire e organizzare i documenti cartacei può essere complicato a causa dell’enorme quantità di documenti che devono essere controllati ed archiviati. Tuttavia, con l’aiuto di uno scanner e di un software di gestione documentale è possibile digitalizzare i documenti in pochissimo tempo e di conservarli in modo efficiente nella memoria del computer o del cloud.