Spesso è necessario firmare un documento, se si tratta di un documento word, non si deve preoccupare di stamparlo, firmarlo e scannerizzarlo. In questi giorni, possiamo usare la firma elettronica per impostare una firma su un documento Word.
Indice
La firma elettronica ha l’obiettivo di essere un sostituto digitale delle firme a matita. Quindi, se stai considerando di aggiungere una firma digitale a un documento Word, segui questi passaggi per apprendere come farlo nel modo più efficace.
1. Scarica Microsoft Office Word
Se non possiedi già Microsoft Office Word, devi innanzitutto scaricalo per continuare. Puoi scaricarlo da internet e in pochi minuti hai la versione più recente di questo software di wordprocessing. Se desideri continuare, è importante prima disporre di questo applicativo per PC o Mac.
2. Scarica un plugin di firma elettronica
Dopo aver installato Microsoft Office Word, la prossima cosa da fare è scaricare un plugin di firma digitale. Ci sono molte opzioni tra cui scegliere, ma l’ideale sarebbe quella di andare con una piattaforma affidabile che abbia una buona storia di integrità. Se non ne hai una, esamina la maggior parte delle piattaforme di firma disponibili e scegli quella che ritieni più adatta alle tue necessità. Se lavori in un’azienda, la scelta migliore per te potrebbe essere quella di chiedere la loro piattaforma consigliata.
3. Ottieni il documento che devi firmare
La prossima cosa che devi fare è aprire il documento da firmare con Microsoft Office Word. Se stai lavorando su un documento di un’altra persona, come un contratto o una lettera, assicurati di ricevere il documento da firmare in un formato Word. Dopodiché, puoi aprirlo e procedere con le seguenti istruzioni.
4. Aggiungi le tue informazioni
Una volta aperto il documento, devi iniziare ad aggiungere le tue informazioni. Questo include tutti i tuoi dati personali, come nome, cognome, numero di telefono e indirizzo. Aggiungi anche le informazioni di contatto della persona o dell’azienda con cui stai lavorando. Quindi, devi salvare il documento prima di poter procedere.
5. Apri la Finestra di Firma Digitale
Una volta completate alcune informazioni di base sul documento, puoi passare alla firma digitale. Per iniziare, apri la finestra di firma digitale. Questo è facilmente accessibile dal menu “File” situato nella parte superiore dello schermo. Qui puoi inserire le tue credenziali e la firma elettronica che intendi usare per firmare il documento.
6. Firma il Documento
Entrambi i lati dovranno quindi procedere con la firma elettronica. Ciò comporta inserire le proprie credenziali, selezionare la firma da applicare e inserire la firma. Dopo aver firmato, entrambi sono pronti a inviarlo via email. Se vuoi sbirciare prima, puoi guardare l’anteprima del documento, che rende visibili le firme e certifica che tutte le parti coinvolte abbiano firmato.
7. Salva il Documento e Invia una Copia
Una volta firmato il documento, salvalo e invia una copia sia a te che all’altra parte. Puoi anche fare una copia di backup e memorizzarla in un dispositivo esterno o su un servizio cloud come Google Drive o Dropbox. Inoltre, entrambe le parti possono conservare una copia digitalizzata per uso personale. Se vuoi andare avanti, puoi procedere con le fasi successive.
8. Convalida la Firma Digitale con un Certificato
Infine, è importante che tu convalidi la firma digitale con un certificato. Un certificato è un documento, rilasciato da un notorio organismo di certificazione, che conferma l’autenticità e l’unicità della firma. Questo aiuta ad assicurare che il documento sia stato effettivamente firmato da entrambe le parti in causa e che non venga alterato in modo inappropriato.
Adesso sai come firmare un documento word in modo efficace. Se seguirai queste linee guida, sarai in grado di fare una firma digitale facilmente e senza errori. Scarica Microsoft Office Word, un plugin di firma digitale e segui il procedimento di firma descritto qui, e in pochi minuti il documento sarà firmato e convalidato. Inoltre, sarai necessariamente al sicuro dal punto di vista della sicurezza.