Riuscire a scannerizzare al meglio un documento può essere difficile ed è un passaggio estremamente importante nel caso si abbia bisogno di trasformare un documento fisico in un documento elettronico. La buona qualità nella scannerizzazione del documento, infatti, può significare la buona riuscita o meno del documento stesso.
Indice
Se utilizzati correttamente, scanner, software e tecnologie sono in grado di trasformare libri ed altri documenti stampati in file digitali di massima qualità. Ecco alcune linee guida che possono aiutare nella scannerizzazione di un documento.
Osservare bene ciò che si scannerizza
- Prima di scannerizzare una pagina, assicurarsi di esaminare accuratamente il documento. Si dovrebbe innanzitutto controllare l’integrità e pulire con un panno morbido la superficie supervisionando la presenza di eventuali macchie o segni a matita o biro.
- Assicurarsi anche che le pagine non siano impolverate o macchiate, e preoccuparsi di assicurarsi che la pagina sia esattamente allineata nel vano scanner prima di iniziare a scannerizzarla.
- Per riuscire a sbarazzarsi delle macchie o segni indesiderati è possibile usare un tampone imbevuto di alcol, dopodiché rigirare il documento e ripetere l’operazione dall’altro lato per assicurarsi di aver pulito bene e correttamente entrambi i lati del documento.
Scegliere e impostare la giusta risoluzione
- Alcuni scanner sono più adatti del altri alla scannerizzazione delle pagine di un documento ed è anche molto importante scegliere la giusta risoluzione dello scanner.
- Un fattore importante da considerare è anche la dimensione del documento da scannerizzare; il documento può essere complicato da scannerizzare se non si presenterà nella sua forma piatta.
- Mentre una risoluzione elevata è importante, utilizzarla in maniera errata può causare molti problemi, poiché i file che si ottengono con una risoluzione troppo elevata possono risultare di grandi dimensioni e pesanti.
- Per quanto riguarda la scelta della risoluzione per scannerizzare testi o immagini, consigliamo di utilizzare impostazioni che variano da 200 fino ad un massimo di 400 punti per pollice, che sarà equiparabile a qualcosa di simile a quello che può essere ottenuto con una stampante laser di medio livello e di utilizzare la modalità monocromatica se non si utilizzano particolari colori.
Scegliere il formato giusto
- Per scannerizzare un documento è importante scegliere l’appropriato formato di output. Se il file scannerizzato sarà poi utilizzato come documento originale, vi raccomandiamo di scegliere nel formato JPEG poiché questo formato è il più diffuso per le immagini digitali. Se il documento verrà poi modificato o convertito in qualcosa di diverso, scegliere invece PDF.
- Un altro fattore da considerare è la dimensione del file; per tenere sotto controllo le dimensioni, si consiglia di creare una pagina stampata con una dimensione a 1:1 per verificare se il file prodotto dallo scanner ha necessariamente una dimensione destinata ad aumentare in maniera significativa dopo la scannerizzazione.
Usare sempre lo stesso software
- Una volta che la pagina è stata esaminata, controllata e preparata con cura per essere scannerizzata, possiamo utilizzare un software apposito per scannerizzarlo. Cercare di utilizzare sempre lo stesso programma o programmi che sono espressamente progettati per scannerizzare documenti per ottenere una qualità ideale.
- L’utilizzo di certi formati di file permette di risparmiare moltissimo spazio nel caso di documenti estesi composti da moltissime pagine; si consiglia l’utilizzo di file compressi come TIFF o JPEG a bassa qualità.
- Infine, ricordatevi sempre di salvare correttamente il file prima di cancellare per sbaglio i dati dallo scanner. In generale vi consigliamo di tenere un certo numero di copia sparse per diverse posizioni in modo da assicurarvi di avere diversi backup e di riuscire a recuperare in qualsiasi momento il documento originale.
Seguendo questi semplici passaggi, scannerizzare un documento in maniera efficace e ottimizzata non dovrebbe essere più un problema. Anzi, avere un documento come file digitale può anche prevenire la possibilità di smarrimento o di danneggiamento di quel documento.