La stampa su carta è una parte molto importante dell’operatività aziendale, e ciò significa che è necessario essere in grado di rilevare accuratamente ciò che viene stampato. Determinare il numero di stampe effettuate, quasi tutti i documenti stampati e la quantità di carta utilizzata sono tutti fattori che contribuiscono alla sicurezza, all’efficienza del workflow e alla conformità.
Indice
Perché tracciare quello che viene stampato?
Questi sono alcuni dei motivi principali per tracciare quello che viene stampato su una stampante:
- Forensic: in alcune situazioni, può essere utile sapere chi ha stampato un determinato documento, a quale ora e a che pagina è stata stampata. Queste informazioni possono aiutare le aziende a comprendere meglio il processo e sfruttare al meglio la loro infrastruttura.
- Regolamenti: in molti settori, configurazioni di documenti come la certificazione dei documenti, la Privacy e la protezione dei dati, i trattati o le quote di mercato devono essere rispettati in base ai regolamenti. La tracciabilità delle informazioni sulla stampa è il modo migliore per soddisfare tali requisiti.
- Economia: le aziende devono essere consapevoli e responsabili del loro utilizzo della carta, in termini di numero di stampe effettuate, quantità di tempo impiegato per stampare documenti, per determinare la loro reale efficienza e fornire analisi di fatturato.
Come tracciare quello che viene stampato su una stampante?
Un ottimo modo per tracciare quello che viene stampato su una stampante è utilizzare un software di gestione della stampa. Questi programmi sono progettati per controllare, rilevare e monitorare accuratamente ciò che viene stampato su una stampante, offrendo visibilità sugli utenti, sui documenti o su entrambi.
Passaggi per impostare un programma di gestione della stampa
- Installare un software di gestione della stampa: si può usufruire di un software di gestione della stampa da installare su tutti i sistemi o computer in cui viene fatto un utilizzo della stampante. Una volta installato, il programma inizierà a monitorare tutti i sistemi e sarà possibile tracciare le stampe.
- Effettuare le impostazioni del software: il software di gestione della stampa può venire configurato in modo tale che, quando viene attivata la stampa, fornisce dettagli sui dati dell’utente che ha avviato la stampa. La configurazione può inoltre rilevare automaticamente tutte le stampe effettuate.
- Valutare i risultati: le impostazioni del software di gestione della stampa permettono di visualizzare il numero di documenti stampati, esattamente dove ogni documento è stato stampato, chi lo ha stampato, la quantità di tempo impiegata per stampare i vari documenti e tutte le altre statistiche necessarie per migliorare l’efficienza aziendale.
Vantaggi della tracciabilità della stampa
Ci sono molti vantaggi nello scoprire esattamente cosa viene stampata, dove e quando.
- Maggiore visibilità: un software di gestione della stampa aiuta le aziende a mantenere una maggiore visibilità dei loro progressi verso l’efficienza della stampa, fornendo dati in tempo reale sui documenti stampati.
- Consapevolezza dei costi: le statistiche della stampa possono essere utilizzate per calcolare esattamente i costi associati a ogni documento stampato, così da consentire alle aziende di valutare e ridurre le spese legate alla stampa.
- Sicurezza dei dati: consente di assicurare che tutto ciò che viene stampato su una stampante sia sicuro e sottoposto a configurazioni di protezione dei dati. Ciò significa che solo le persone autorizzate possono accedere ai documenti stampati.
Conclusione
Gestire accuratamente la stampa su carta in un’azienda presenta molti vantaggi ed è importante avere un software di gestione della stampa per una tracciabilità chiara e precisa. Si deve essere in grado di monitorare gli utenti, stabilire se sono autorizzati ad accedere ai documenti stampati, avere una statistica chiara sui documenti stampati e monitorare le spese associate alla stampa. Queste sono tutte cose che aiutano le aziende a raggiungere l’efficienza operativa e la conformità regolatoria.