I PDF sono uno dei formati più diffusi quando si tratta di inviare documenti tra due o più destinatari. Si tratta di un modo affidabile per assicurarsi che un documento costantemente sia visto come si intende, indipendentemente dal programma utilizzato per crearlo. Quasi tutte le versioni di Microsoft Word hanno una funzione che consente di convertire rapidamente un documento in questo formato. In questa guida, vedrai come trasformare un file Word in PDF.
Indice
Istruzioni su come trasformare un file Word in PDF
- Apri il file da convertire. Il documento deve essere in formato Microsoft Word. Se non lo è, salvato in tale formato prima di seguire i passaggi seguenti.
- Clicca sul pulsante “File” nella parte superiore sinistra della finestra. Quando si apre il menu sotto, seleziona “Esporta”.
- Quando si apre la barra laterale, seleziona “Crea PDF/XPS”.
- Sulla finestra di esportazione che appare, si deve selezionare l’opzione “Crea file PDF/XPS”.
- Verrà chiesto all’utente di scegliere un nome per il file creato. Inserisci un nome significativo ed esegui un nome per evitare di sovrascrivere i documenti precedenti o conservare più versioni del documento.
- Fai clic sulla freccia verso il basso accanto al menu a discesa “Salva come”, è possibile vedere che si può specificare una cartella da cui esportare i documenti. Consiglio di guardare la posizione in cui si desidera creare il file e quindi di selezionarlo. Oppure si può fare clic su “Salva” e il file PDF viene salvato nella stessa cartella del documento Word.
- Una volta selezionata una cartella, fai clic su “Pubblica”.
A seconda della formattazione e le dimensioni del documento, ciò può richiedere qualche minuto. Non appena il documento è pronto, apparirà la finestra di dialogo con la conferma della creazione del documento. È possibile scegliere di aprire il documento PDF o chiuderla subito. Selezionando l’opzione “Apri file”, sarai in grado di visualizzare il nuovo file come se fosse stato creato in un programma PDF. Se il PDF sarà usato per la distribuzione, è possibile creare un link di download di un file e distribuire l’ultima versione del documento con facilità.
Cosa accade con i contenuti di supporto inclusi nei file Word
Quando un file Word viene convertito in un documento PDF, verranno conservati tutti i formati, le immagini, i comandi e i video che hanno fatto parte del file. I contenuti aggiuntivi sono incorporati nel nuovo file in modo che non debbano essere aggiunti o preparati per essere visti come si desidera.
Le informazioni del documento vengono conservate: inclusi gli autori, le note sulla versione e la data di creazione del documento. Queste informazioni possono essere viste nella finestra “Proprietà” del file, dove è possibile modificarle a seconda delle proprie esigenze.
Come proteggere un documento PDF
Una volta eseguita la conversione, è possibile aggiungere la password e le restrizioni del proprio documento. Ciò significa che l’accesso al documento e l’interazione con alcune di queste possibilità possono essere limitati. Per impostare queste impostazioni, selezionare “Apri file” quando il documento viene creato. Una volta che la finestra di anteprima è aperta, cliccare con il pulsante destro del mouse e poi “Proteggi documento”. Qui, potrete impostare le restrizioni desiderate prima di distribuire il documento.
Conclusione
Convertire un file Word in PDF è un modo semplice e veloce per ottenere un documento che sarà sicuramente visto come desiderato da chi lo riceve. Si possono mettere in risalto i contenuti aggiuntivi, modificare le informazioni relative al documento e impostare le restrizioni di protezione. A seconda della versione di Word con cui si sta lavorando, è possibile ottenere un documento PDF con grande facilità con una sola esecuzione di pochi clic.